Wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens

accent

Als partner in integratie verwerkt PIN vzw in het kader van haar activiteiten soms persoonsgegevens van onze kandidaat-toeleiders, toeleiders, klanten, lokale partners, freelancers, vrijwilligers en contactpersonen . 

Een persoonsgegeven is iedere informatie betreffende een persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden zoals bijvoorbeeld een naam, een email- of postadres.

PIN vzw verwerkt je persoonsgegevens volgens de bepalingen van de Algemene Verordening  Gegevensbescherming ( AVG) en volgens de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. 

In deze verklaring leggen we uit waarom we gegevens bijhouden, welke gegevens we over je bijhouden en wat je kan doen wanneer je niet akkoord bent met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan. 

Deze privacyverklaring is opgemaakt voor onze kandidaat-toeleiders, toeleiders, klanten, lokale partners, freelancers, vrijwilligers en contactpersonen. 

1. Contactgegevens

Wij gaan altijd zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens maar begrijpen dat je soms toch nog vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Met vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens of met vragen over deze privacyverklaring kan je dan ook steeds terecht bij:

PIN vzw 
Kanaalbrugstraat 5E
1500 Halle  
info@pinvzw.be 

2. Waarom wij persoonsgegevens van jou bijhouden

Wij houden persoonsgegevens van jou bij zodat: 

  • we je kunnen begeleiden bij je integratieproces ( gerechtvaardigd belang) 
  • we je kunnen aanwerven en begeleiden tot toeleider (gerechtvaardigd belang) 
  • je kan worden uitgenodigd en deelnemen aan onze activiteiten zoals workshops, infosessies, netwerkmomenten (gerechtvaardigd belang); 
  • we je kunnen helpen bij vraag naar ondersteuning (gerechtvaardigd belang) 
  • we je nieuwsbrieven kunnen sturen (toestemming)
  • we je kunnen helpen bij het uitbouwen van een professioneel netwerk (gerechtvaardigd belang) 
  • we je kunnen informeren over onze werking (gerechtvaardigd belang)

Voor de foto’s en video’s vragen we in geval van gerichte beelden jouw toestemming om deze te mogen gebruiken op onze website, promotiemateriaal, in onze nieuwsbrief, …

3. Om die redenen kunnen we de volgende gegevens over jou bijhouden

  • Persoonlijke identiteitsgegevens namelijk: naam, voornaam, nationaliteitgegevens en geboortedatum.
  • Contactgegevens: adres, telefoonnummer en e-mailadres.
  • Demografische, socio-economische en socio-culturele informatie van de personen die we begeleiden in functie van de begeleiding in hun integratieproces (bvb. gezinssituatie, werksituatie, kennis Nederlands, vrijetijdsparticipatie, …). 
  • Professionele gegevens van de (kandidaat-) toeleiders: werkervaring en achtergrond.
  • Organisatiegegevens van de lokale partners: naam van de organisatie en functie .
  • Beeldmateriaal : foto’s en video’s (van activiteiten of projecten).
  • Audio en tekst interview, quotes, teksten.

Wij gebruiken deze gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor je ons die gegevens verstrekt hebt of de reden waarom wij deze gegevens verzameld hebben. Wij gebruiken die gegevens niet voor andere doeleinden.
 

4. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  

Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten foto’s genomen worden of filmpjes en audio-opnames worden opgenomen.  Je  zal hiervan op het moment zelf op de hoogte gebracht worden. Op dat moment krijg je de kans om te melden of je al dan niet gefotografeerd wilt worden of er audio-opnames worden genomen. 

Wij ontvangen persoonsgegevens van lokale overheden voor de begeleiding van onze cliënten. Rond de uitwisseling van deze gegevens maken we duidelijke overeenkomsten met de lokale besturen.

5. Verstrekking van jouw gegevens aan anderen

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een externe dienstverlener voor:

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers);
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij hebben uiteraard de nodige afspraken gemaakt met deze externe dienstverleners (verwerkers van uw gegevens) over de beveiliging van uw persoonsgegevens.  Die afspraken zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden of in een zogenaamde verwerkersovereenkomst die nauwkeurig bepaalt wat de andere partij (verwerker) met uw gegevens mag doen. 

Los van deze partijen zullen wij uw persoonsgegevens nooit aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.  We zullen je hier ook altijd van op de hoogte brengen.

Uitzonderlijk kunnen wij ook uw persoonsgegevens delen met derden (partners) indien je ons hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.  Je kan die toestemming ook altijd intrekken.  Die intrekking kan echter het doorgeven van gegevens in het verleden niet ongedaan maken.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Als we persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, beschermen we uw persoonsgegevens door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacyregelgeving.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan wettelijk vereist of noodzakelijk voor het doel waarvoor je ons deze gegevens hebt verstrekt.

Gegevens van onze cliënten bewaren we tot en met de beslissing rond dossieropvolging of, bij goedkeuring, tot afloop van de begeleiding of de terbeschikkingstelling.  

Persoonsgegevens van vrijwilligers en bestuurders bewaren we maximaal tot drie jaar na het stopzetten van het engagement. 

We bewaren gegevens waar we toestemming voor vroegen, tot het intrekken van de toestemming. 

Gegevens van lokale samenwerkingen en partners behouden we tot maximum drie jaar na het einde van de samenwerking. 

Financiële gegevens worden tot 7 jaar bewaard. 

7. Je rechten – wat kan je aan ons vragen?

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben, als deze niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden. 

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. 

Je hebt het recht om je toestemming ten allen tijde opnieuw in te trekken. PIN vzw garandeert dat we je toestemming onmiddellijk intrekken als je hier om vraagt. 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor jouw vraag. We kunnen je wel vragen je te identificeren voordat wij ingaan op je vraag. 

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

8. Beveiliging

Wij hebben maatregelen genomen om je gegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens PIN vzw gegevens kunnen bekijken, zijn gehouden aan discretieplicht.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

9. Cookies 

Pin vzw verzamelt persoonsgegevens via cookies op de website. Voor meer informatie over ons cookiebeleid verwijzen we naar de cookypolicy op de site (https://www.pinvzw.be/privacy-cookies).

10. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons? Neem dan zeker contact met ons op. Onze contactgegevens vind je bovenaan deze verklaring. 

Konden we je niet verder helpen of blijf je ontevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Dan kan je steeds contact opnemen met de Privacy commissie 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

contact@apd-gba.be

11. Wijziging van deze verklaring

PIN vzw  kan deze verklaring steeds wijzigen. Als we deze verklaring wijzigen kondigen we dit via briefwisseling naar alle betrokkenen.